Požadavek na to, aby něco bylo "písemně" znamená, že to musí být napsáno. Alternativou může být "ústně", kdy je příslušné sdělení namluveno.
Kdysi dávno lidé svá písemná sdělení vytesávali do kamene, či zapisovali na pergamen - ale již celá staletí jsme zvyklí je zapisovat na papír. Děláme to již tak dlouho, že nám požadavek na "písemné" vyjádření nějakého sdělení splynul s tím, že to má být zaznamenáno "na papíře". Rovnítko mezi "písemně" a "na papíře" si udělala dokonce i právní úprava. Jenže když pak nastoupila elektronizace (správně spíše: digitalizace), lidé získali možnost psát svá sdělení také na počítačích, zaznamenávat je v podobě elektronických dokumentů, a přenášet je jako soubory. Jednalo se tedy také o napsaný (resp. písemný) obsah, ale nikoli již "na papíře".
Právo, zřejmě pod dojmem zažitého rovnítka mezi "písemně" a "na papíře", nejprve vyhodnotilo novou možnost jako třetí variantu, vedle "písemně" a "ústně". Dodnes je to tak uvedeno například ve Správním řádu (zákoně č. 500/2004 Sb.), které ve svém § 37 odst. 4 uvádí, že:
Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě.
Striktně vzato by toto ustanovení, podle kterého probíhají všechna správní řízení, znemožňovalo jejich vedení elektronicky, a tedy i skrze datové schránky, pokud je u konkrétních úkonů (nejenom u podání, ale třeba i rozhodnutí ve správním řízení) požadováno, aby byly písemné (napsané). Což je případ většiny podání a snad úplně všech správních rozhodnutí.
Naštěstí se to v praxi takto skriktně nedodržuje. I díky tomu, že jiné zákony pochopily technickou realitu a uvědomily si, že "písemně" a "elektronicky" nejsou dvě vzájemně se vylučující alternativy (jako to stále tvrdí Správní řád), ale různé aspekty, které se nemusí vzájemně vylučovat.
Ve skutečnosti je to tak, že "písemně" je o způsobu vyjádření nějakého sdělení: že toto musí být napsané, neboli vyjádřené pomocí písmen, číslic a případně dalších znaků. Aby se s takto vyjádřeným sdělením dalo dále pracovat, musí být nějakým způsobem zaznamenáno. A tady už přichází ono "na papíře", jako tradiční způsob zaznamenávání napsaného obsahu, ale dnes již nikoli jediný. Další možností je zaznamenání napsaného obshu "elektronicky".
Ta část práva, která to takto vnímá, hovoří v souvislosti s požadavkem na "písemně" o formě: jde o formu, která může být buď písemná, nebo ústní. Vedle toho existují ještě další formy: třeba vyjáření konkrétního obsahu ve znakovém jazyku. Nebo jeho namalování, nazpívání, zatancování atd.
Dalším aspektem je pak způsob zaznamenání příslušného sdělení, což právo označuje jako podobu. Má-li sdělení písemnou formu, je možné jej zaznamenat (napsat) na listy papíru. Od toho je příslušná podoba označována jako listinná podoba. Její alternativou je elektronická podoba, kdy je sdělení v písemné formě zaznamenáno elektronicky, jako nějaký elektronický dokument (obsažený v souboru určitého formátu).
Rozdíl mezi formou a podobou lze ilustrovat například na tom, že ne každý elektronický dokument musí být písemný, resp. mít písemný obsah. Obsahem elektronického dokumentu může být například nějaký audiozáznam či videozáznam, neboli obsah ve zvukové (např. ústní) či obrazové (video) formě. Pak lze hovořit o zvukovém elektronickém dokumentu, resp. audiodokumentu, či o videodokumentu atd.
Na závěr ještě stručná rekapitulace:
- má-li něco být písemné, je to o formě: musí to být napsáno. Nesmí to být namluveno, nazpíváno atd.
- to, co je "písemně" (má písemnou formu) může mít jak listinnou podobu (být napsáno na papíře), tak i elektronickou podobu (být obsaženo v elektronickém dokumentu).