V prvním přiblížení by odpověď mohla znít tak, že pro odesílání nemáte povinnost svou datovou schránku používat. Musíte ale strpět to, že vaše protistrana vám do ní bude zasílat (doručovat).
Upřesnění: jde o situaci fyzické osoby, která má alespoň jednu svou datovou schránku (ve smyslu: je jejím držitelem). Tedy například DS FO (datovou schránku nepodnikající fyzické osoby), DS PFO (datovou schránku podnikající fyzické osoby), a/nebo některou z tzv. profesních datových schránek (DS PFO_ADVOK pro advokáty, DS PFO_DANPOR pro daňové poradce, DS PFO_ZNALEC pro znalce atd.). Odpověď ale platí i pro právnickou osobu, která může být držitelem jen jedné datové schránky (DS PO).
Odpověď: obecně stále platí, že fyzické osoby (ale i osoby právnické) se mohou obracet na orgány veřejné moci (úřady, obce, města, kraje atd.) jak v listinné podobě, tak i v elektronické podobě, přičemž volba je na jejich uvážení. Na tom nic nemění ani to, když příslušná osoba je držitelem jedné či několika datových schránek.
Jinými slovy: když fyzická či právnická osoba chce něco sdělit či jen předat orgánu veřejné moci, například poslat nějakou svou žádost, dotaz, stížnost, podnět, žalobu (k soudu) apod., může vše potřebné sepsat "na papíře" (tj. v listinné podobě) a přepravit k adresátovi klasickou poštou, případně předat osobně (na podatelně), kurýrem apod. Nebo může zvolit elektronickou cestu: vytvoří příslušný elektronický dokument, který může přepravit k adresátovi elektronickou poštou, nebo jej odeslat z datové schránky. V některých případech stále existuje možnost přepravy i na nosiči (CD, DVD atd.).
Pozor ale na to, že jde o obecné pravidlo, ze kterého mohou existovat (a již skutečně existují) i konkrétní výjimky. Jednou z nich je povinnost podávat daňové přiznání již jen elektronicky, jak to požaduje § 72 odst. 6 daňového řádu, způsobem a ve formátu předepsaném správcem daně. Takovouto povinnost mají držitelé těch datových schránek, které jsou dnes zřizovány ze zákona. Pozor, nerozhoduje to, jak byla schránka v minulosti skutečně zřízena (třeba ještě na žádost), ale to, jak je zřizována v současné době. Další výjimkou je podávání insolvenčních návrhů, které se podle § 80a zákona č. 182/2006 Sb. také musí podávat v elektronické podobě, má-li někdo svou datovou schránku, zřizovanou ze zákona.
Můžeme tedy zrekapitulovat, že pro směr komunikace "od občanů a firem k orgánům veřejné moci" povinnost používat datové schránky - až na zmiňované výjimky - neplatí. Jinak je tomu ale v opačném směru komunikace, tedy "od orgánů veřejné moci k občanům a firmám" (kdy se hovoří o doručování ze strany OVM). Zde již orgány veřejné moci obecně mají povinnost doručovat držitelům elektronicky, do jejich datových schránek. A držitelé těchto datových schránek to musí strpět, a nemohou si vyžádat něco jiného (např. aby jim OVM nadále doručoval v listinné podobě klasickou poštou).
I tato povinnost ale má svá omezení, podrobněji rozebíraná v odpovědi na jiný dotaz. Proto jen stručně:
- OVM musí doručovat do takové datové schránky, jejímž je příslušný adresát držitelem (nemůže to být např. datová schránka jiného držitele, do které má adresát také přístup)
- OVM musí respektovat princip tzv. oborově správné datové schránky: adresátovi může do jeho datové schránky doručovat jen takové zásilky, které odpovídají typu jeho datové schránky. Např.: záležitosti týkající se podnikání musí doručovat do datové schránky podnikající fyzické osoby (DS PFO), zatímco záležitosti, které se netýkají podnikání, musí doručovat do jeho datové schránky (nepodnikající) fyzické osoby (DS FO). Pokud adresát svou datovou schránku příslušného typu nemá, musí mu OVM doručovat nadále v listinné podobě, klasickou poštou.