Naše zákony občas vznáší poněkud protichůdné požadavky. Třeba správní řád hovoří o tom, že podání se, kromě toho ústního, dá činit buď písemně, nebo v elektronické podobě. Podobně hovoří třeba i trestní řád.
Naopak podle jiných zákonů, např. podle občanského soudního řádu, podle daňového řádu a dalších zákonů, může být to, co je písemné, současně také elektronické. Nebo to může být písemné a současně mít listinnou podobu.
Jistě, různé zákony mohou vznášet různé požadavky a připouštět různé možnosti. Ale jak je to s podstatou věci? Když je něco písemné, už to nemůže být současně elektronické, jak by mohlo vyplývat ze správního a trestního řádu? Nebo naopak může, jak vyplývá z občanského soudního řádu, daňového řádu a dalších zákonů?
Abychom si v tom mohli udělat jasno, musíme si nejprve vysvětlit rozdíl mezi formou a podobou.
Forma je o způsobu vyjádření nějakého sdělení
Forma je o tom, jak vyjádříme své sdělení. V praxi to nejčastěji děláme tak, že jej napíšeme. Tedy vyjádříme pomocí písmen, číslic, a pomůžeme si ještě také nějakými interpunkčními znaménky. Pak jde o písemnou formu.
Existují ale i další možnosti, jak vyjádřit své sdělení. Můžeme jej pronést, resp. vyslovit, pak jde o ústní formu. Neslyšící vyjadřují svá sdělení ve znakové řeči. Někdo může své sdělení nazpívat, namalovat, jiný vyjádřit tancem, pantomimou a dalšími způsoby, které jsou obvyklé v umělecké branži. To všechno jsou různé formy vyjádření určitého sdělení.
V právní praxi jednoznačně převažuje písemná forma, a mnohdy je dokonce jedinou přípustnou formou. Jen někdy je přípustná i ústní forma.
„Psát“ a „na papír“ nám dříve splývalo
Když už své sdělení v nějaké formě vyjádříme, obvykle chceme, aby se s ním někdy později mohl seznámit i někdo jiný. Pokud nejde zrovna o ústní formu, pronášenou a poslouchanou v reálném čase, potřebujeme své sdělení nějak trvaleji zaznamenat.
Když přeskočíme dlouhá historická období, kdy se vytesávalo do kamene, psalo na pergamen a podobně, jsme dnes zvyklí psát na papír. A zvykli jsme si na to tak důkladně, že „napsat“ a „na papír“ nám úplně splynulo. Takže když se ještě nepříliš dávno řeklo, že něco je či má být písemné či písemně, automaticky se předpokládalo, že to má být napsané na papíře.
Psát (vytvářet obsah v písemné formě) se dá i na počítačích
Jenže když pak přišly počítače, lidé rychle zjistili, že psát se dá i na nich. Tedy vyjadřovat svá sdělení v písemné formě přímo na počítačích. Dokonce ještě lépe a efektivněji, než přímo na papír.
A stejně tak lidé zjistili, že svá sdělení, napsaná na počítači, mnohdy vůbec nemusí tisknout. Mohou s nimi i dále pracovat elektronicky, prostřednictvím počítačů a datových sítí. Mohou svůj obsah třeba s někým sdílet, nebo jej někomu poslat elektronickou poštou, přes datové schránky, někam nahrát neboli uploadovat a podobně.
Jinými slovy: mohou vznikat a stále častěji skutečně vznikají takové texty, resp. celé dokumenty s obsahem v písemné formě, které nikdy nebudou „na papíře“. Takové, které po celou dobu svého životního cyklu jsou jen elektronické.
Podoba je o způsobu zaznamenání
Dřívější splynutí pojmů „písemně“ a „na papíře“ tak s nástupem počítačů do našeho každodenního života vzalo za své, a vynutilo si rozlišit formu, coby způsob vyjádření určitého sdělení, od způsobu zaznamenání již vyjádřeného sdělení. Proto se vedle formy mluví ještě o podobě.
Jinými slovy: forma je o tom, jak vyjádříme své sdělení, a podoba je o tom, jak jej zaznamenáme. Kromě ústního či jiného projevu v reálném čase se forma neobejde bez nějakého zaznamenání, a tím i podoby. Jenže ne každá možná podoba se hodí ke každé formě.
Třeba ústní projev, nebo nějaké hudební vystoupení, které má být zaznamenáno pro pozdější vyslechnutí, se dříve zaznamenávalo na magnetofonovou pásku, takže se dalo hovořit o magnetické podobě. Ještě dříve se znamenávalo na vinylové desky, kde se dalo hovořit o mechanické podobě. Pak nastoupily CD disky s optickým záznamem, kde by se dalo hovořit o optické podobě. Dnes převažují různé MP4 a podobné datové formáty, kde už se jedná zjednodušeně o elektronickou podobu. A toto vše platí jak pro zvukovou, resp. audio formu, a přiměřeně i pro další formy, jako je třeba forma videa.
Zjednodušeně: ústní projev, resp. obsah ve formě audia, stejně jako videa, je dnes zaznamenáván nejčastěji v elektronické podobě. Naopak „na papíře“ se audio ani video přímo zaznamenat nedají. Třeba pro ústní projev připadá v úvahu jeho přepis, ale to už je změna formy: převod z ústní, resp. audio formy do té písemné. A ta už se na papír zaznamenat dá. Stejně jako se dá na papír zaznamenat obrazová forma, když jde o statický obrázek.
Listinná a elektronická podoba písemné formy
Jak již víme, v právu se nejčastěji setkáváme s písemnou formou. A pro ni připadají v úvahu dvě vzájemně alternativní podoby: elektronická a „na papíře“. Jen místo poněkud familiárního „na papíře“ se mluví o listinné podobě. Takže vedle elektronické podoby máme listinnou podobu písemné formy.
Zdůrazněme si to ještě jednou: když je vznášen požadavek na to, aby nějaký obsah měl písemnou formu, je to pouze požadavek na to, aby příslušné sdělení bylo napsané, resp. vyjádřené pomocí písmen, číslic a interpunkce. Nikoli třeba namluvené, či nakreslené, vyjádřené tancem, pantomimou a podobně. Nic to ale neříká o požadované podobě. Tedy zda to má mít listinnou podobu, či podobu elektronickou.
Naopak, pokud by bylo požadováno jen to, aby něco mělo elektronickou podobu, pak to neříká nic o požadované formě. Takže by to mohlo být třeba také něco namluveného, tedy nějaká audionahrávka, nebo nějaké video a podobně.
Pokud by někdo požadoval skutečně jen něco napsaného a jen na papíře, musel by žádat písemnou formu a současně listinnou podobu. Dnes, vzhledem k postupující elektronizaci, správně spíše digitalizaci, je ale častější opačný případ: v různých agendách je požadována písemná forma, a současně elektronická podoba. Listinná podoba písemné formy už v takovýchto případech není přípustná.
Písemnost a listina
Podobně jako s písemnou formou, je to dnes i s pojmem „písemnost“. Původně i tento pojem splýval s něčím, co je písemné, a současně je to „na papíře“, resp. má listinnou podobu. Písemnost tak byla interpretována jak ve smyslu konkrétní formy, tak i konkrétní podoby. Dnes už je ale písemnost jen o formě, a nikoli již o podobě.
Jinými slovy: písemnost je to, co je písemné. Co je napsané. A i písemnost může mít jak listinnou, tak i elektronickou podobu.
A jak je tomu u pojmu listina? Ta je dnes obvykle spojována výhradně s listinnou podobou. Například zákon o ověřování rozlišuje mezi listinami, u kterých předpokládá jejich podepisování vlastnoručními podpisy, a vedle toho dokumenty v elektronické podobě, u kterých předpokládá jejich podepisování elektronickými podpisy.
Jiné zákony, jako například katastrální zákon, ale vymezují pojem listina jako synonymum pro písemnost, a připouští tudíž i elektronickou podobu listiny.
Prostá a autorizovaná konverze jako převod mezi podobami
Díky dnešním technologiím je převod mezi listinnou a elektronickou podobou velmi jednoduchý a přímočarý, a může být i zautomatizován, resp. svěřen stroji. Pro převod z elektronické do listinné podoby stačí příslušný obsah vytisknout na tiskárně, a pro převod opačným směrem stačí příslušný obsah naskenovat vhodným skenerem. Obecně se přitom hovoří o konverzi. Někdy s přívlastkem „prostá“, aby se odlišila od konverze autorizované.
Problém je v tom, že při takovéto prosté konverzi lze velmi snadno podvádět, a konvertovaný obsah upravit tak, že se to ani nemusí dát poznat. Proto máme v právu, konkrétně v zákoně č. 300/2008 Sb., institut autorizované konverze – kdy konverzi provádí někdo k tomu oprávněný, kdo také dosvědčuje a ručí za to, že při konverzi k žádné změně obsahu nedošlo.
Přepis jako příklad převodu mezi formami
V praxi je převod mezi podobami, neboli konverze – ať již autorizovaná či tzv. prostá – používán relativně často. To u převodu mezi formami je tomu jinak. V úvahu připadá nejčastěji přepis mluveného slova do psaného textu. Nebo třeba tlumočení ze znakové řeči do mluveného slova či naopak. Ale například převod mezi obrazovou a písemnou formou by už vyžadoval nějakou interpretaci namalovaného obsahu, mnohdy až uměleckého díla, což nejde dobře zautomatizovat.
Elektronická podoba a její datový formát
Zatímco u listinné podoby se již nerozlišují nějaké další varianty, a automaticky se již předpokládá nějaké konkrétní a pevně dané grafické znázornění obsahu na papíře, u elektronické podoby je tomu jinak. Zjednodušeně je to proto, že z elektronické podoby vyplývá jen to, že příslušný obsah je zaznamenán pomocí jedniček a nul. Mimochodem, správně by se tak mělo hovořit o číslicové, neboli digitální podobě. Ale právo používá přívlastek „elektronický“, tak zůstaňme u něj.
Jenže: ony jedničky a nuly musíme nějak uspořádat a vhodně „zabalit“, abychom s nimi mohli nějak manipulovat jak s celkem, a současně abychom věděli, které jedničky a nuly jsou které, resp. jaký mají význam. Aby nám tak vznikl celek, který právo označuje jako dokument. Potřebujeme tedy to, čemu se v technické praxi říká formát, či přesněji datový formát. Proto se hovoří třeba o PDF dokumentech, resp. dokumentech v datovém formátu PDF, o Wordových dokumentech, o XML dokumentech, o textových dokumentech v otevřených formátech a podobně.
Převod mezi jednotlivými datovými formáty může být velmi snadný a strojový. Obvykle jej dokáží zajistit běžně dostupné aplikace pro práci s dokumenty, resp. soubory. Někdy se přitom mluví také o konverzi mezi formáty, jindy o exportu z jednoho formátu do jiného formátu, a mnohdy se příslušná možnost skrývá pod nabídkou „Uložit jako“, s možností výběru datového formátu. Aplikace často nabízí širokou škálu datových formátů, do kterých je možné uložit, resp. exportovat právě zpracovávaný obsah.
Nosič datového formátu
Každý obsah v elektronické podobě a v konkrétním datovém formátu – například každý PDF dokument – musí být někde uložen. Nemůže jen tak někde viset ve vzduchu.
V praxi to znamená třeba to, že svůj PDF dokument si můžete nahrát na disk, na tzv. flashku, vypálit na CDčko a podobně. A to na nějaké konkrétní místo, v některém adresáři, jako soubor s nějakým jménem. A také s příponou, která by měla odpovídat jeho datovému formátu. Stejně pro ostatní dokumenty a datové formáty.
Ještě další možností pak je vložení příslušného souboru, resp. dokumentu do nějakého kontejneru. Ať již za účelem přenosu, či jen uchování na jednom místě. Může jít třeba o vložení PDF dokumentu do emailové zprávy, do zprávy v datových schránkách, jeho vložení do nějakého ZIP archivu a podobně.
Takovéto uložení konkrétního obsahu v elektronické podobě, v konkrétním datovém formátu na konkrétním místě či kontejneru, si lze představit jako obdobu jeho umístění na nějaký hmotný nosič. Takový, jakým je běžný kancelářský papír u obsahu v listinné podobě.
Jinými slovy: příslušné úložiště či kontejner se chovají jako nosič konkrétního obsahu v elektronické podobě.
Elektronické dokumenty lze libovolně množit, vidimace není zapotřebí
Základní vlastností listinných dokumentů, neboli dokumentů v listinné podobě, je to, že jsou pevně vázány na svůj hmotný nosič. Protože jakmile je nějaký obsah napsán na kus papíru, není možné jej zase nějak vyjmout či extrahovat a přenést na jiný nosič, resp. jiný kus papíru. Inkoust či barvu, která se již vpila do papíru, není možné zase nějak získat zpět, navíc se zachováním grafického tvaru.
Je možné pouze vytvořit kopii listinného dokumentu, přičemž při procesu kopírování se může zhoršovat kvalita, zejména čitelnost. Navíc lze při takovémto kopírování opět snadno podvádět. Proto existuje institut vidimace, skrze který jsou vytvářeny ověřené kopie listinných dokumentů. Což vlastně znamená, že někdo k tomu oprávněný dává své dobrozdání ohledně toho, že kopie je shodná s originálem.
To u elektronických dokumentů je tomu jinak. Lze je libovolně přesouvat z jednoho místa, resp. úložiště, na jiné místo. Stejně tak je lze libovolně kopírovat, a tím množit, přičemž jejich digitální, resp. elektronický obsah se nijak nemění. Takže při množení elektronických dokumentů, jejich prostým kopírováním, nedochází k žádné degradaci jejich kvality. Všechny nakopírované exempláře elektronických dokumentů jsou zcela identické a rovnocenné. Vlastně jsou to všechno originály.
Jinými slovy: zatímco originál listinného dokumentu existuje vždy jen v jednom exempláři, a všechno ostatní jsou kopie tohoto originálu, originál elektronického dokumentu může existovat v libovolném počtu exemplářů. A jeho dalším kopírováním vznikají jen další originály.
Pokud je elektronický dokument opatřen platným zaručeným, uznávaným či kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo pečetí, je celý dokument kopírován, resp. množen včetně tohoto podpisu či pečeti. Takže si v sobě nese vše, co potřebuje k prokázání svých vlastností. Tedy toho, kdo jej podepsal, resp. opatřil pečetí, a také toho, že se od podepsání či připojení pečeti, nebo svého zkopírování, dokument ani v nejmenším nezměnil.
To má významný důsledek: pro elektronické dokumenty neexistuje institut vytváření ověřených kopií, alias vidimace. Není totiž pro ně zapotřebí.